四、申请的程序
入学的申请，其程序较为繁复，附带的申请奖学金的表格更为复杂，必须按部就班。申请手续的难易依学校而异，现以申请手续最复杂、最完整的一类学校为例，将申请应遵循的要求说明如下：
1．去函索要申请表格
许多人在填报大学时选错了系，或由于日后兴趣转移等等原因，决定在进入研究生院时改换专业。假如改变得不甚太大的话，国外大学是会接受的。例如：在国内学的是数学，进研究生院时，改念会计或统计；由土木工程转城市规划；由英文转新闻；由物理转天文等等。每一个研究生院在审查申请时，都订有主要课程条件（core requirment）,他们会检查你的成绩单上所修过的课目，其中与他们所订的主要课程条件相符或大致相符，就予承认。检查结果若是你还差二门未修，他们可能会准许你以临时身份（provisional status）入学，规定你补修某些大学课程。通常补修大学课程如果不太多的话，不会影响你选修研究生的课程，换句话说，并不增加你修读硕士、博士学位的时间。
如果你要转到那些完全没有关系的专业，多数学校是不接受的。比较开放的专业，例如企业管理、教育、计算计等专业通常接受任何专业的学生。
学校初选名单一经确定后，下一步就是发函请求各所大学寄发入学及奖学金申请表格。这种信件格式与商业信件格式大致相同，信件的接受者最好写单位，而不写个人。如果申请赴加读本科，就写信给Office of Admissions,如果申请读研究生，则可寄信给Office of Graduate Admissions 。以这种方式，无论学校建制如何，信件一定会到达负责人手上。
索求申请表格的方式有两种：
一是通过Internet网。直接给有关负责人发E-mail，其具体写法和书信写法一致。另外，通过WWW网，先进入各高校的Homepage后，再进入有关Graduate Admission的部分，通常加拿大大学有Application on line(网上申请)的表格。笔者曾以这种方式同美、加多种大学联系。
二是书信联系。书信索求申请表格，相对来说是比较正式的，有些学校不接受Application online。但是这类信件通常交给秘书处理，不会落到申请审查人手中，因为申请人的学历经历等资料终究要填在正式的入学申请表上，故索求申请表格的信件没有保存的必要。不过为了便于信件接收人决定你是否申请，索求申请表格的信函至少应包含下列各项：
（1） 申请人的详细通讯地址；
（2） 欲申请的学位和专业；
（3） 打算入学的时间；
（4） 教育背景及学位，包括正在攻读或已经获得的学位；
（5） 工作经历，选取重要的或仅说明现在的职务；
（6） 经费来源，即是否申请奖学金。
以上六项应简要说明，其他如在校成绩，TOEFL、GRE成绩等可以不加说明。
2．准备申请资料
当通过信件联系一般三周后，会收到院校寄发的有关表格。若是通过互联网联系，则一至二周后即可收到回复。
有些院校会直接寄来入学申请表（Application for Admission），奖学金申请表（Application for Financial Support）来，也有些学校先寄预表（Preliminary Request Form），要求填写，并再寄去成绩单及其他资料，作初步审查，合格后再发正式申请表。
入学申请表，因学校而异，简单的仅有一页纸，只含姓名、出生日期、已婚未婚、学历、经历、要攻读的学位、要修的专业等；复杂的则长达七八页，可能包括你的身高、体重、甚至是眼珠的颜色，只需按部就班，逐项填写，别忘了亲笔签名即可。
奖学金申请表。如果申请人要求院校给予奖学金，而且这所院校准许第一年外国学生申请的话，便会发给一张奖学金申请表。奖学金一词本应当是指Scholarship或Fellowship，但国内一般习惯于将院校给的财务支持（Financial Support, Financial Aid, Financial Assistance）都称作奖学金，其实真正无偿性赠与的奖学金不多，大多数是助教（Teaching Assistantship, TA）、肋研（Research Assistantship, RA）,这些奖学金是有义务的。
除了上述两种表格外，申请人一般还要准备下列材料：
（1）自传--多数院校要求申请人写一份自传（300-500字）随同申请表一同寄去自传可能有下列不同的名称：Autobiography、Autobiographical Statement, Biographic Sketch, Biographic Brief, Personal Background等等，虽名称各异，但实质相同。院校可以通过申请者的自传，来衡量您的写作能力。自传写得好坏，会给申请审查者留下不同的印象，应加以重视。本书附录五附有自传的示例。
（2）读书计划--几乎所有学校都要求提出读书计划。读书计划也有不同的名称，如Objectives, Plans for Study, Academic Statement, Academic Objectives, Educational Goals, Statements of Purpose, Letter of Interests等，它应当包括下列内容：
a. 准备攻读什么专业？b. 准备研究什么专业方向？c. 有何相关的工作经验？d. 毕业后打算从事何种工作（例如教学、研究或从事商业、企业管理）？
以上是必须包括的，如没有工作经验，可以不提，但各项必须愈具体愈好。例如，你对主修范围内哪些课程有兴趣而准备继续研究的，以及哪些是准备加强的。如你研读过这方面的"经典名著"，能说出更好。其余凡对你有利的成就，例如在校时获得某种荣誉，写过哪些论文，在何等级刊物发表等，都不妨提及。
（3）成绩单--成绩单是任何申请人所必须提供的，必须有学校盖章后寄发。成绩单上所列科目必须翻译成英文，通常国内大学教务处内备有这种表。成绩单上成绩不要作假，一经审核发现，后果难以设想。近几年，国内曾发生多起国外在大学来信给国内大学要求审核该校学生成绩单的事情。
（4）TOEFL、GRE及其他考试成绩
前面曾说过这类标准考试的重要性，这些成绩一般来说都是必须提供的。对于要求申请奖学金的申请者，高的GRE、GMAT成绩无疑是相当重要的。要注意的是：这些院校要求的成绩，往往必须通过ETS寄发。因此申请人在寄出入学申请表之后，必须同时向ETS申请TOEFL、GRE或GMAT的成绩单，请直接寄到指定的院校。申请这种成绩单规定要用固定的Request Form，这种表格可向在国内的联办ETS考试的考试中心索取。
（5）学位证明
部分院校是要求申请人提交学位证明，但是国内各院校的成绩单上都已注明是否已获学位以及学位授予时间，因此对此种要求，可去函说明，请他查对成绩单。也有些院校仍要求提交学位证明的，则可将国内由国家教委盖章的学位证书的复印件寄去。若申请人已获硕士学位，不妨一并寄去硕士学位证书的复印件，定将对个人申请有很大帮助。
（6）推荐信
多数学校都要求申请人提交两封到三封的推荐信，由教授、系主任或工作主管直接寄给指定的单位。有力的推荐信是录取的重要条件之一，根据经验，在关系到出国申请是否成功的诸多要素中，推荐信的份量仅次于本科成绩单和标准化考试（TRE、GMAT、TOEFL）成绩。
推荐信的份量直接关系到能否出国留学，能否获得奖学金等。许多学生的成绩及TOFEL、GRE都相当不错，但申请处处碰壁，而其他一些同学相比之下其条件都不怎么样，却顺利出国，甚至是申请同一所院校。其差别就是在于推荐信写得好坏和推荐人的名气大小。
在北京大学地球物理系，曾发生过一起这样的事情：某学生头一年申请了几十所院校，均未被取。次年，他以同样的申请材料，仅是推荐信上换了一位国内著名教授的签名，同样申请了几所院校，几乎被每一所院校所录取，并有多所学校提供高额奖学金，最令人惊奇的是，随这些录取通知书寄来的还有几封向该教授问好的信。原来是因为这位教授有好些学生在国外已当上了Professor，当他们看到自己老师的签名推荐，焉有不从之理。所以，在北京大学，有一种说法，如果"老板"（导师）想推荐你走（出国）那绝对没有问题，只须几封针对性的亲笔推荐信（不是亲笔签名的）写给同他有业务联系的大学就够了。
在北京大学，常听见有"老板"对学生说，只要你好好"干活"（做科研），有些漂亮的成果，他给你写上几封推荐信，你也就只需申请这几所学校，就绝对可以全奖出国。
由此可见推荐信在出国留学中的份量。
一封推荐信除了信头、发信日期、收信人姓名、称呼、信尾谦称、签名、推荐人姓名、职务等必需部分之外，正文内容说明应包括下列各项：
被荐者的签名--为便于对查询，须提到被推荐者的签名，仅写"Mr Wang"或"Miss Zhang"是不够的。由于学生姓名可能不用标准汉语拼音，因此姓名的英文拼法必须由学生提供。例如将"肖"拼作"shaw"而非"xiao"。认识时间（How long have you known him）--何时开始认识，或认识多久。认识程度（How well do you know him）--例如是偶尔见面还是密切接触；是仅教过一年还是担任其导师。与推荐人的关系（Relationship）--是师生关系，上、下级领导关系等。被推荐人的表现（Performance）--学习上、生活上、课堂上和课外活动上的表现。结论--愿意推荐或不愿推荐，无保留或有所保留的推荐，普通推荐或极力推荐。
以上六项是任何一封推荐信所必须包括的，缺其中任意一项则都会失去函件应有的功能或大大降低推荐的效果。
推荐信中，必然会提及被推荐人的品性（Characters）。每个人都有其独特的个性，但下列Characters是国外大学所"欣赏"的characters。
1． Scholastic aptitude(学习方面的才能)a. Native intellectual ability（天赋）b. Imagination（想像力）c. Creativity(创造力)d. Capacity for analytical thinking（分析思考能力）e. Intellectual curiosity或Spirit of inquiry(好奇心)f. Ability to work independently (独立学习工作的能力)g. Memory(记忆力)h. Accuracy(精确性)i. Methodology(研究方法)j. Capability for abstract reasoning(抽象推理的能力)k. Potential as a researcher(研究的潜力)l. Potential as teacher(教学的潜力)m. Ability to express his ideas orally and in writing(口头或文字的表达能力)n. Capacity, desire and determination for good quality graduate work(是否有获致学业成功的能力、愿望与决心)o. Probable success as a graduate student(作为研究生成功的可能性)2．Academic performance(学业上的表现)a. Breadth of general knowledge (知识是否丰富)b. Knowledge of literature in his field(本专业领域知识)c. Grade or achievement (成绩或成就)d. Industry; diligence(勤勉)e. Participation in discussion(讨论是否积极)f. Academic maturity(学业上的成熟)3．Languages(语言能力)a. Ability to speak, understand, read and write the English language(说、听、读、写英文的能力)b. Ability to read significant literature in other languages than English(英语以外的语言能力)4．Character(品行)a. Honesty; integrity(诚实)b. Sincerity (诚恳)c. Sense of responsibility(责任感)d. Coorperation(合作)e. Enthusiasm (热诚)f. Conscientiousness(自觉性)g. Ethical and moral standards(伦理与道德标准)h. Reliability; dependability(可靠性)i. Concern for others(关怀他人)j. Patience (耐心)k. Perseverance (恒心)l. Seriousness of purpose(求学认真)m. Work habits (工作习惯)n. Initiative(主动性)o. Record of disciplinary action or misconduct(曾受弄罚或品行不良纪录)5．Personality(个性)a. Amiability; amicability (和蔼)b. Cheerfulness (愉快)c. Ability to work with others (能否与他人相处)6．Motivation (动力)a. Internal drive for exellence (好胜心)b. Objective defined (有无确定的目标)c. Capability of sustained independent work (长期独立工作的能力)d. Motivation to pursue graduate study(进入研究所的决心)7．Leadership Ability (领导才能)8．Emotion (情绪)a. Emotional maturity (心理成熟)b. Emotional balance (情绪稳定)c. Emotional adjustment (情绪调节能力)d. Temper (脾气)9．Health(健康)a. Physical health(身体健康)b. Mental health (精神健康)c. Physical defects(生理缺陷)10．Professional experience(工作经验)
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